有相關權限的用戶可以對指定人員發送會議通知，并可以隨時查閱會議通知。可以在發送會議通知時設置該會議的參加人員和發放范圍，同時以郵件和短信形式發送給指定人員，有效結合當前各種通訊資源，使信息的傳遞更為及時。建立現代化的會議制度，確保會議的必要性和功效性。